Procedūros guli SharePoint, tvarkos Bitrix24 ar laiškuose, o ankstesnių projektų medžiaga Jira ir kolegų galvose, todėl darbuotojas klausia vadovo arba daro savaip. Asistentas Teams atsako iš jūsų dokumentų su nuoroda į šaltinį, o naujokas įsivažiuoja per dienas.
Paruošta pagal ISO 27001NIS2 / TIS2DORA
Paslaugų įmonėje žinios kaupiasi greičiau, nei jos tvarkomos. Procedūros surašytos SharePoint, bet dalis atnaujinimų išsiųsta laišku ir niekada neperkelta į dokumentą. Vidaus tvarkos ir skelbimai guli Bitrix24, jei jį naudojate, paslaugų aprašai yra keliose Word versijose, o ankstesnių projektų sprendimai ir pastabos – Jira ar Asana užduotyse, kurių struktūrą žino tik tie, kas jas kūrė. Naujas darbuotojas pirmas savaites klausinėja kolegų Teams ir mokosi iš jų atsakymų, kurie ne visada sutampa. Senbuvis prieš atsakydamas klientui tikrina, kuri tvarka galioja, arba atsako pagal tai, kaip darė praėjusį kartą.
Asistentas sujungia procedūras ir paslaugų aprašus iš SharePoint, tvarkas iš Bitrix24 ir ankstesnių projektų medžiagą iš Jira ar Asana į vieną vietą, į kurią darbuotojas kreipiasi Teams klausimu savo žodžiais: kaip įforminti paslaugos pakeitimą, koks pasiūlymo galiojimo terminas, ar darėme panašų projektą ir kas jį vedė. Atsakymas pateikiamas su nuoroda į dokumentą SharePoint, Bitrix24 įrašą ar Jira užduotį, o jei dokumentuose yra kelios versijos, asistentas tai pasako ir nurodo naujausią pagal datą. Ko dokumentuose nėra, jis neišgalvoja, o pasiūlo, ko paklausti ir ką vertėtų surašyti. Diegiame vienu iš dviejų būdų pagal jūsų aplinką: ChatGPT Custom GPT OpenAI platformoje, kur jūsų dokumentai modelio mokymui nenaudojami, arba Claude per Anthropic API ar Amazon Bedrock ES regione su jūsų SharePoint. Su Bitrix24, Jira ar Asana integruojame per API, failų eksportą arba el. pašto srautą, priklausomai nuo jūsų plano. Prieigos teisės perimamos iš esamų, todėl darbuotojas mato atsakymus tik iš tų dokumentų ir projektų, prie kurių turi prieigą. Diegimo pradžioje kartu sutvarkome dokumentų struktūrą ir pašaliname pasenusias versijas, nes nuo to priklauso atsakymų kokybė.
Keturi žingsniai nuo įvesties iki įrašo sistemoje – su žmogaus patvirtinimu ten, kur rizika.
Kartu peržiūrime, kur guli žinios: SharePoint, Bitrix24, bendri diskai, laiškai, Teams kanalai, Jira ar Asana projektai. Galiojančius dokumentus sudedame į sutartą struktūrą SharePoint, pasenusias versijas archyvuojame, o asistentui nurodome tik tuos šaltinius, kuriais galima remtis.
Darbuotojas užduoda klausimą Teams ar naršyklėje. Asistentas ieško tik jūsų dokumentuose SharePoint, Bitrix24 įrašuose ir Jira ar Asana užduotyse, kurias darbuotojas turi teisę matyti, ir sudeda atsakymą iš rastų vietų. Jei yra kelios versijos, pažymi datą ir nurodo naujausią.
Atsakymas pateikiamas trumpai, su citata ir nuoroda į dokumentą SharePoint, įrašą Bitrix24 ar užduotį Jira. Darbuotojas gali atsidaryti originalą ir patikrinti. Veiksmus, kurie liečia klientą ar pinigus, darbuotojas atlieka pats pagal tvarką, o asistentas tik parodo, kokia ji.
Kai atsakymo nėra, asistentas taip ir pasako ir siūlo, ko paklausti. Neatsakytų klausimų sąrašas kas mėnesį rodo, kurias tvarkas verta surašyti ar atnaujinti SharePoint. Atnaujinus dokumentą ar uždarius Jira užduotį, asistentas atsako pagal naują versiją be papildomų veiksmų.
Esamų žinių šaltinių peržiūra SharePoint, Bitrix24, Jira ar Asana, galiojančių dokumentų atranka, sutarta struktūra ir tvarka, kas ir kaip ją atnaujina.
ChatGPT Custom GPT arba Claude su jūsų SharePoint dokumentais ir Jira ar Asana projektų medžiaga, pasiekiamas Teams ar naršyklėje, su jūsų įmonės tonu ir prieigos teisėmis.
Klausimų ir dokumentų rinkinys pirmoms dienoms, kad naujas darbuotojas pats rastų tvarkas SharePoint, šablonus ir ankstesnius projektus Jira ar Asana.
Mėnesinė ataskaita, ko darbuotojai klausė Teams ir į ką asistentas neatsakė, kaip planas dokumentacijai pildyti.
ChatGPT Custom GPT arba Claude + SharePoint dokumentai + Bitrix24 tvarkos + Jira ar Asana projektų medžiaga per API ar eksportą. Integracijos būdą parenkame po jūsų planų patikrinimo – plačiau apie šią paslaugą ir jos ribas skaitykite paslaugos puslapyje.
Paieška grąžina dokumentų ar užduočių sąrašą, o asistentas atsako į klausimą ir nurodo, kurioje dokumento vietoje tai parašyta. Jis supranta klausimą savo žodžiais, sujungia SharePoint dokumentą su Jira užduotimi ir pasako, kai versijos prieštarauja. Paieška lieka, bet dauguma klausimų išsprendžiami greičiau.
Taip. Bitrix24, Jira ir Asana turi viešas API, per kurias asistentas skaito tvarkas, užduotis ir komentarus su esamomis prieigos teisėmis; kur jūsų planas API riboja, naudojame periodinį eksportą į SharePoint arba el. pašto srautą. Integracijos būdą parenkame po patikrinimo diegimo pradžioje, o SharePoint ir Teams jungiami tiesiai Microsoft 365 aplinkoje (Tenant).
Jei dokumentai yra Microsoft 365 aplinkoje ir svarbu, kad duomenys liktų ES regione, dažniausiai siūlome Claude per Amazon Bedrock su SharePoint jungtimi. Jei komanda jau naudoja ChatGPT ir dokumentų nedaug, Custom GPT greitesnis startas. Abu variantai veikia be mokymo iš jūsų duomenų, o sprendimą priimame kartu pagal jūsų politiką.
Šią paslaugą teikia specialistai su galiojančiais tarptautiniais sertifikatais – kompetenciją patvirtino ne mes patys, o nepriklausomos organizacijos.
AI sistemos diegiamos su apsauga nuo duomenų nutekėjimo ir piktnaudžiavimo modeliais.
AI saugumo programa ir kontrolės valdomos pagal ISACA metodiką.
AI rizikos identifikuojamos ir valdomos kaip bet kuri kita IT rizika.
Atsakome per 1 darbo dieną
