Dokumentų surinkimas
Power Automate srautas stebi sąskaitų pašto dėžutę ir skenerio aplanką. Kiekvienas dokumentas registruojamas žurnale su gavimo data ir šaltiniu, kad niekas nedingtų tarp laiškų, ir susiejamas su tiekėju iš Rivile tiekėjų sąrašo.
Tiekėjų sąskaitos ir prekių priėmimas
Tiekėjo sąskaita, važtaraštis, užsakymas Rivile ir sandėlio priėmimo aktas retai sutampa, o skirtumai paaiškėja jau apmokėjus. Sprendimas atpažįsta dokumentus, sulygina pozicijas su Rivile užsakymu ir faktiniais kiekiais, pažymi neatitikimus ir paruošia pirkimo įrašą Rivile, Agnum ar Finvalda, kurį tvirtina buhalteris.
Paruošta pagal ISO 27001NIS2 / TIS2DORA
- Dokumentų atpažinimo srautas
- Trijų krypčių sutikrinimas
- Žurnalas ir priežiūra
Sąskaita apmokama, o trūkstama prekė pastebima per inventorizaciją Rivile
- 3 kryptys Rivile užsakymas, priėmimas, sąskaita
- Prieš apmokant neatitikimai pažymimi laiku
- Rivile paruoštas pirkimo įrašas tvirtinimui
- 2–4 sav. iki pirmų sutikrintų sąskaitų
Parduotuvėje per dieną ateina dešimtys tiekėjų sąskaitų: dalis el. paštu PDF, dalis popieriuje su siunta. Sandėlininkas priima prekes ir žymi kiekius Rivile priėmimo dokumente ar Excel lentelėje, buhalteris sąskaitą suveda į Rivile GAMA, Agnum ar Finvalda atskirai, o pirkimo užsakymas guli Rivile užsakymų modulyje arba tiekėjui išsiųstame laiške. Kiekio skirtumas, pasikeitusi kaina ar pozicija, kurios niekas neužsakė, dažniausiai pastebima vėliau, kai sąskaita jau apmokėta ir derėtis su tiekėju sunku. Rankinis suvedimas dar ir dubliuoja darbą, nes tą pačią sąskaitą kažkas perrašo du kartus.
Mes diegiame dokumentų atpažinimą su Power Automate srautu ir importu į Rivile. Sąskaitos ir važtaraščiai iš pašto dėžutės ar skenerio patenka į srautą, atpažinimas išskaido tiekėją, numerį, eilutes, kiekius, kainas ir PVM. Tada kiekviena pozicija sulyginama trimis kryptimis: su jūsų pirkimo užsakymu Rivile, su sandėlio priėmimo įrašu ir su sutartimi ar tiekėjo kainoraščiu. Sutampantys dokumentai paruošiami kaip pirkimo įrašas Rivile su teisingomis prekių kortelėmis ir sąskaitomis, o neatitikimai (kiekis, kaina, trūkstama ar perteklinė prekė) pažymimi sąraše su konkrečia eilute ir skirtumu. Buhalteris mato paruoštą įrašą Rivile, patikrina pažymėtas vietas ir tvirtina, o nesutampančias sąskaitas grąžina pirkimų vadybininkui dar prieš apmokėjimą. Jei apskaita tvarkoma Agnum ar Finvalda, įrašas paruošiamas tos sistemos importo formatu. Dokumentai apdorojami jūsų Microsoft 365 aplinkoje (Tenant) arba MDP CLOUD debesijoje Lietuvoje, o kiekvieno dokumento kelias nuo gavimo iki įrašo matomas žurnale.
Kaip tai veikia
Keturi žingsniai nuo įvesties iki įrašo sistemoje – su žmogaus patvirtinimu ten, kur rizika.
Atpažinimas ir sulyginimas
Atpažinimas išskaido tiekėją, numerį, eilutes, kiekius, kainas ir PVM. Sistema kiekvieną eilutę sulygina su pirkimo užsakymu Rivile, faktiškai priimtais kiekiais Rivile priėmimo dokumente ar sandėlio Excel ir kaina iš sutarties.
Tvirtinimas apskaitoje
Sutampančios sąskaitos paruošiamos kaip pirkimo įrašas Rivile su prekių kortelėmis, sąskaitomis ir kaštų centrais arba Agnum ir Finvalda importo failu. Buhalteris peržiūri įrašą, pataiso, jei reikia, ir patvirtina. Be patvirtinimo į apskaitą niekas nepatenka.
Neatitikimai ir priežiūra
Sąskaitos su kiekio ar kainos skirtumais patenka į neatitikimų sąrašą pirkimų vadybininkui su konkrečia eilute ir skirtumu, o Rivile įrašas laukia, kol tiekėjas atsiųs kreditinę. Mes prižiūrime atpažinimo tikslumą naujiems tiekėjų formatams.
Ką gaunate
Dokumentų atpažinimo srautas
Power Automate srautas su atpažinimu, pritaikytu jūsų tiekėjų sąskaitų ir važtaraščių formatams, iš pašto ir skenerio, su tiekėjų susiejimu pagal Rivile sąrašą.
Trijų krypčių sutikrinimas
Automatinis pozicijų sulyginimas su Rivile pirkimo užsakymu, sandėlio priėmimu ir sutartine kaina pagal jūsų nustatytas leistinas paklaidas.
Rivile importas ir tvirtinimo langas
Paruošti pirkimo įrašai Rivile, Agnum ar Finvalda su tvirtinimo žingsniu buhalteriui ir neatitikimų sąrašu pirkimams; tinka ir Rivile Cloud.
Žurnalas ir priežiūra
Kiekvieno dokumento kelias nuo gavimo iki Rivile įrašo audito tikslams ir mūsų priežiūra, kai atsiranda nauji tiekėjai ar formatai.
Kuo diegiame
Dokumentų atpažinimas + Power Automate + importas į Rivile (arba Agnum, Finvalda) per API ar importo failus, priklausomai nuo jūsų versijos. Rivile Cloud klientams integraciją sukonfigūruojame patys – plačiau apie šią paslaugą ir jos ribas skaitykite paslaugos puslapyje.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar sąskaitos bus apmokamos automatiškai?
Ne. Sprendimas paruošia ir sutikrina įrašą, bet Rivile jį tvirtina buhalteris, o mokėjimus inicijuoja jūsų žmonės pagal įprastą tvarką. Automatizuojame paruošimą, ne sprendimą.
Ar veikia su Rivile, Agnum ir Finvalda?
Rivile GAMA ir Rivile ERP jungiame per API arba importo failus, priklausomai nuo versijos, o Rivile Cloud klientams tai sukonfigūruojame patys. Agnum ir Finvalda priimame per jų importo formatus. Integracijos būdą parenkame po jūsų apskaitos patikrinimo, oficialios partnerystės su šiomis sistemomis neteigiame.
Mūsų sandėlis priėmimą žymi Excel lentelėje, ne Rivile. Ar tiks?
Tiks. Priėmimo duomenis galime imti iš Rivile priėmimo dokumento, POS ar sutartos struktūros Excel lentelės. Diegimo metu suderiname, kaip sandėlininkas žymi kiekius, kad sulyginimas veiktų patikimai, o popierinius važtaraščius jis nufotografuoja į skirtą aplanką.
Kompetencija, patvirtinta sertifikatais
Šią paslaugą teikia specialistai su galiojančiais tarptautiniais sertifikatais – kompetenciją patvirtino ne mes patys, o nepriklausomos organizacijos.
-
Artificial Intelligence Security Professional
AI sistemos diegiamos su apsauga nuo duomenų nutekėjimo ir piktnaudžiavimo modeliais.
-
ISACA Advanced in AI Security Management
AI saugumo programa ir kontrolės valdomos pagal ISACA metodiką.
-
ISACA Advanced in AI Risk
AI rizikos identifikuojamos ir valdomos kaip bet kuri kita IT rizika.
Aptarkime: tiekėjų sąskaitos ir prekių priėmimas
Parašykite, kaip šis procesas vyksta pas jus šiandien ir kokias sistemas naudojate – per 1 darbo dieną atsakysime, kiek užtruktų diegimas parduotuvėms.
Atsakome per 1 darbo dieną