Darbuotojai pildo Clockify ar Harvest penktadienį iš atminties, todėl dalis valandų klientams niekada neišrašoma. AI iš Outlook kalendoriaus, pašto ir Jira užduočių parengia dienos žurnalo juodraštį, darbuotojas patvirtina per minutę ir įrašai keliauja į Clockify, o gautos sąskaitos priskiriamos projektams ir paruošiamos Rivile ar B1.lt.
Paruošta pagal ISO 27001NIS2 / TIS2DORA
Paslaugų įmonėje sąskaita klientui remiasi laiko apskaita Clockify ar Harvest, o laiko apskaita – darbuotojo atmintimi. Konsultantas per dieną dirba su keliais klientais, atsakinėja į laiškus Outlook, dalyvauja Teams susitikimuose ir uždaro užduotis Jira ar Asana, bet žurnalą pildo savaitės pabaigoje, kai pusė smulkių darbų jau pamiršta. Dalis valandų nukeliauja į „bendrus darbus“, o sąskaita klientui būna mažesnė, nei įdėtas laikas. Tuo pat metu buhalterija gauna tiekėjų sąskaitas, kurias reikia priskirti projektams ir suvesti į Rivile ar B1.lt, kad matytumėte projekto pelningumą, ir tai irgi daroma rankomis, klausinėjant, kam ta sąskaita.
Kiekvienos dienos pabaigoje sprendimas per Microsoft Graph peržiūri darbuotojo Outlook kalendorių, išsiųstus laiškus ir Teams susitikimus, o iš Jira ar Asana paima tą dieną uždarytas ar komentuotas užduotis ir parengia dienos žurnalo juodraštį: kuriam klientui ir projektui, kiek laiko, trumpas aprašas. Darbuotojas Teams gauna juodraštį, pataiso trukmes ar priskyrimą ir patvirtina per minutę. Patvirtinti įrašai per API įrašomi į Clockify ar Harvest prie teisingo projekto, kaupiasi projektų lentelėje ir mėnesio pabaigoje tampa sąskaitų klientams pagrindu, kurį peržiūri projektų vadovas ir išrašo buhalteris. Lygiagrečiai gautos tiekėjų sąskaitos iš Outlook atpažįstamos, pagal tiekėją, projekto numerį ar užsakymą priskiriamos projektui ir sąnaudų straipsniui ir paruošiamos importui į Rivile, B1.lt ar Finvalda, kur buhalteris tvirtina partiją. Diegiame Power Automate srautais jūsų Microsoft 365 aplinkoje (Tenant), duomenis imame per Microsoft Graph su minimaliomis teisėmis, sąskaitas atpažįstame AI Builder arba Azure AI Document Intelligence ES regione, o su Clockify, Harvest, Jira ir apskaitos programa integruojame per API, failų eksportą arba el. pašto srautą, priklausomai nuo jūsų plano. Darbuotojo kalendorius ir laiškai naudojami tik juodraščiui, nesaugomi ir niekur nekopijuojami.
Keturi žingsniai nuo įvesties iki įrašo sistemoje – su žmogaus patvirtinimu ten, kur rizika.
Dienos pabaigoje Power Automate srautas per Microsoft Graph paima darbuotojo Outlook kalendoriaus įrašus, išsiųstų laiškų temas ir adresatus bei Teams susitikimus, o iš Jira ar Asana – tą dieną uždarytas ar komentuotas užduotis. Turinys naudojamas tik priskyrimui klientui ir projektui, ne saugojimui.
AI sugrupuoja veiklą pagal klientus ir projektus iš jūsų Clockify ar Harvest projektų sąrašo, įvertina trukmes pagal kalendorių ir laiškų laiką, parašo trumpą aprašą. Veiklą, kurios priskirti nepavyko, pažymi kaip klausimą darbuotojui, o ne priskiria bendriems darbams.
Darbuotojas Teams pataiso ir patvirtina juodraštį, o įrašai per API atsiranda Clockify ar Harvest. Mėnesio pabaigoje projektų vadovas peržiūri valandas klientui ir buhalteris išrašo sąskaitą. Gautos tiekėjų sąskaitos patenka į Rivile, B1.lt ar Finvalda tik po buhalterio partijos patvirtinimo.
Veikla be aiškaus kliento ir sąskaitos iš naujų tiekėjų patenka į atskirą sąrašą, kur žmogus priskiria rankomis, o sprendimas šį priskyrimą prisimena. Mes stebime, kiek juodraščio darbuotojai keičia Clockify, ir tiksliname priskyrimo taisykles, kad patvirtinimas liktų minutės reikalas.
Prieiga prie Outlook kalendoriaus, pašto metaduomenų, Teams ir Jira ar Asana užduočių tik tiek, kiek reikia juodraščiui, su suderintu teisių sąrašu ir žurnalu.
Kasdienis pranešimas darbuotojui Teams su dienos įrašais pagal Clockify ar Harvest projektus, patvirtinimu ir pataisymu vienoje vietoje.
Patvirtintų valandų iš Clockify ir gautų sąskaitų suvestinė pagal projektus SharePoint ar Power BI, iš kurios projektų vadovas mato pelningumą ir buhalteris išrašo sąskaitas.
Gautų tiekėjų sąskaitų iš Outlook atpažinimas, priskyrimas projektams ir sąnaudų straipsniams, partijos tvirtinimas ir importas į Rivile, B1.lt ar Finvalda.
Power Automate + Microsoft Graph + Jira ar Asana užduotys + Clockify ar Harvest integracija + Rivile, B1.lt ar Finvalda importas. Integracijos būdą su kiekviena sistema parenkame po jūsų planų patikrinimo – plačiau apie šią paslaugą ir jos ribas skaitykite paslaugos puslapyje.
Ne. Jis naudoja Outlook kalendoriaus įrašus, laiškų temas ir adresatus, Teams susitikimus ir Jira užduotis tik tam, kad pasiūlytų, kuriam klientui priskirti laiką. Laiškų turinys nesaugomas, ekranai nestebimi, o juodraštį mato tik pats darbuotojas, kol jo nepatvirtina. Teisių sąrašą suderiname ir surašome prieš paleidžiant.
Taip. Clockify ir Harvest turi viešas API, per kurias patvirtinti įrašai atsiranda prie teisingo projekto; Jira ir Asana užduotis skaitome per jų API arba eksportą. Į Rivile importuojame per importo failą arba API, į B1.lt ar Finvalda – per jų importo formatus. Integracijos būdą parenkame po patikrinimo diegimo pradžioje, o jei Rivile veikia mūsų Rivile Cloud, integracija paprastesnė.
Ne. Sąskaitos atpažįstamos ir priskiriamos projektams, bet į Rivile, B1.lt ar Finvalda importuojama tik buhalterio patvirtinta partija. Buhalteris mato kiekvieną dokumentą su priskyrimu ir gali pataisyti, o pataisos įrašomos į žurnalą.
Šią paslaugą teikia specialistai su galiojančiais tarptautiniais sertifikatais – kompetenciją patvirtino ne mes patys, o nepriklausomos organizacijos.
AI sistemos diegiamos su apsauga nuo duomenų nutekėjimo ir piktnaudžiavimo modeliais.
AI saugumo programa ir kontrolės valdomos pagal ISACA metodiką.
AI rizikos identifikuojamos ir valdomos kaip bet kuri kita IT rizika.
Atsakome per 1 darbo dieną
