Subrangovo aktas iš Astera ir sąskaita pasirašomi, kai projektų vadovas prisimena sutartį ir Sistela sąmatą. AI atpažįsta aktą, sulygina kiekius, įkainius, apmokėtas dalis ir sulaikymus su sutartimi ir Bauwise biudžetu, pažymi neatitikimus, o tvirtina žmogus prieš importą į Rivile.
Paruošta pagal ISO 27001NIS2 / TIS2DORA
Mėnesio pabaigoje generalinis rangovas gauna krūvą subrangovų atliktų darbų aktų su sąskaitomis – dažniausiai PDF iš Astera arba Excel. Projektų vadovas turi patikrinti, ar akte nurodyti kiekiai atitinka realiai atliktus ir Sistela sąmatos limitus, ar įkainiai tokie, kaip sutartyje, ar neįtraukti darbai, kurie jau buvo apmokėti ankstesniame akte, ar pritaikytas sutartyje numatytas sulaikymas, ar sąskaitos suma sutampa su aktu. Vadovas tai daro iš atminties ir Excel, dažnai skubėdamas, nes subrangovas laukia pinigų, o buhalteris tada suveda sąskaitą į Rivile. Klaidos išaiškėja po mėnesių, kai suminė akto vertė viršija sutartį arba sulaikymas niekada nebuvo pritaikytas.
Sprendimas priima aktus ir sąskaitas iš pašto ar SharePoint, atpažįsta juos iki eilučių ir sulygina su sutartimi, Sistela sąmata ir Bauwise projekto biudžetu, jei jį naudojate: kiekvienai pozicijai patikrina įkainį, suminį kiekį su ankstesniais aktais, sąmatos limitą, sulaikymo procentą ir sąskaitos atitikimą aktui. Neatitikimai pateikiami projektų vadovui sąraše su akto eilute, sutarties punktu ir skirtumu, o jis pažymi, ar priima paaiškinimą, ar grąžina subrangovui tikslinti. Tvarkingi dokumentai paruošiami importui į Rivile arba Directo su priskyrimu projektui ir sąnaudų straipsniui, o buhalteris patvirtina partiją ir tik tada įrašas atsiranda apskaitoje ir sąnaudos atnaujinamos Bauwise. Dokumentų atpažinimui naudojame Azure AI Document Intelligence ES regione arba AI Builder jūsų Microsoft 365 aplinkoje (Tenant), srautus darome Power Automate, o su Astera, Bauwise ir Rivile ar Directo integruojame per API, failų eksportą arba el. pašto srautą, priklausomai nuo versijos. Dokumentai lieka SharePoint ir apskaitos sistemoje, modelio mokymui nenaudojami.
Keturi žingsniai nuo įvesties iki įrašo sistemoje – su žmogaus patvirtinimu ten, kur rizika.
Subrangovas siunčia aktą iš Astera ar Excel ir sąskaitą el. paštu arba įkelia į SharePoint. Dokumentai atpažįstami iki eilučių – pozicija, kiekis, vienetas, įkainis, suma – ir susiejami su projektu ir subrangovo sutartimi pagal rekvizitus ir sutarties numerį.
Kiekviena akto eilutė lyginama su sutarties įkainiais, Sistela sąmatos limitais, Bauwise biudžetu ir ankstesnių aktų suminiais kiekiais. Patikrinamas sulaikymo procentas, avansų užskaita ir sąskaitos sumos atitikimas aktui. Kiekvienas skirtumas gauna nuorodą į sutarties punktą ar ankstesnį aktą.
Projektų vadovas mato neatitikimų sąrašą ir pažymi, kurie priimtini, o kuriuos grąžina subrangovui. Tvarkingi aktai paruošiami importui į Rivile ar Directo su projektu ir sąnaudų straipsniu, buhalteris peržiūri partiją ir patvirtina. Tik tada įrašas atsiranda apskaitoje ir sąnaudos atnaujinamos Bauwise.
Pozicijos, kurių sutartyje ar Sistela sąmatoje nėra, pažymimos kaip papildomi darbai ir reikalauja projektų vadovo sprendimo su nuoroda į susitarimą. Sutarties pakeitimus įkeliate į SharePoint bylą, ir sulyginimas vyksta pagal naują versiją. Mes stebime pataisas ir tiksliname atpažinimą naujiems Astera ar Excel aktų šablonams.
Subrangovų aktų iš Astera, Excel ar skenuotų PDF ir sąskaitų atpažinimas iki eilučių, susiejimas su projektu ir sutartimi.
Sutvarkyta sutarčių, įkainių, Sistela sąmatos limitų ir sulaikymų struktūra SharePoint ar Bauwise, su kuria lyginamas kiekvienas aktas, ir pakeitimų versijų sekimas.
Sąrašas su akto eilute, sutarties punktu, sąmatos limitu, skirtumu ir galimybe pažymėti sprendimą, kuris įrašomas į žurnalą.
Partijos tvirtinimas buhalteriui ir importas į Rivile arba Directo per importo failą ar API, sąnaudų atnaujinimas Bauwise, pirmų mėnesių stebėjimas ir taisyklių tikslinimas.
Dokumentų atpažinimas + Power Automate + Astera aktai + Sistela sąmata ir Bauwise biudžetas sulyginimui + Rivile ar Directo importas. Integracijos būdą su kiekviena sistema parenkame po jūsų versijų patikrinimo – plačiau apie šią paslaugą ir jos ribas skaitykite paslaugos puslapyje.
Ne. Jis pažymi neatitikimą ir parodo, su kuo jis nesutampa – sutartimi, Sistela sąmata ar ankstesniu aktu, o sprendimą priimti, derėtis ar grąžinti tikslinti priima projektų vadovas. Į Rivile ar Directo įrašas patenka tik po buhalterio patvirtinimo, todėl nei mokėjimas, nei sąnaudų įrašas be žmogaus neįvyksta.
Taip. Astera aktus dažniausiai imame kaip PDF ar Excel eksportą, Bauwise biudžetą ir sąnaudas – per API arba eksportą, o į Rivile ar Directo importuojame per importo failą arba API, priklausomai nuo versijos. Integracijos būdą parenkame po patikrinimo diegimo pradžioje. Jei Rivile veikia mūsų Rivile Cloud, integracija paprastesnė.
Taip, ta pati logika veikia atvirkščiai: jūsų aktas, parengtas Astera ar Sistela, sulyginamas su rangos sutartimi ir sąmata prieš išsiunčiant užsakovui, kad jis negrąžintų akto dėl įkainio ar suminio kiekio klaidos. Tai dažnai antras etapas po subrangovų aktų.
Šią paslaugą teikia specialistai su galiojančiais tarptautiniais sertifikatais – kompetenciją patvirtino ne mes patys, o nepriklausomos organizacijos.
AI sistemos diegiamos su apsauga nuo duomenų nutekėjimo ir piktnaudžiavimo modeliais.
AI saugumo programa ir kontrolės valdomos pagal ISACA metodiką.
AI rizikos identifikuojamos ir valdomos kaip bet kuri kita IT rizika.
Atsakome per 1 darbo dieną
