DKV ir Eurowag ataskaitos, kelių mokesčių, keltų ir subrangovų sąskaitos ateina iš Outlook ir portalų, o buhalteris jas suvedinėja į Rivile po vieną. AI išskaido sąskaitą iki eilučių, priskiria vilkikui ir reisui iš Infotrans ir paruošia importui į Rivile. Buhalteris tvirtina partiją.
Paruošta pagal ISO 27001NIS2 / TIS2DORA
Transporto įmonės buhalterija kas mėnesį gauna šimtus sąnaudų dokumentų: DKV ir Eurowag ataskaitas su dešimtimis eilučių kiekvienam vilkikui – kuras, AdBlue, kelių mokesčiai keliose šalyse, keltai ir tuneliai – ir subrangovų sąskaitas už atskirus reisus. Jos ateina į Outlook, PDF ir iš tiekėjų portalų, kuriuose reikia prisijungti ir parsisiųsti. Buhalteris kiekvieną suveda į Rivile, priskiria vilkikui, reisui ir sąnaudų straipsniui, o klaidos išlenda, kai reiso savikaina Infotrans neatitinka vadovo lūkesčių ir reikia ieškoti, kur priskirta ne ten.
Sprendimas renka sąskaitas iš sutartų Outlook dėžučių ir DKV bei Eurowag portalų pagal grafiką. Kiekvienas dokumentas išskaidomas iki eilučių: tiekėjas, numeris, data, vieta, kiekis, suma, PVM. Pagal valstybinį numerį, kortelės numerį, datą ir vietą eilutės priskiriamos vilkikui ir reisui iš Infotrans, o pagal tiekėją ir prekės tipą – sąnaudų straipsniui pagal jūsų Rivile sąskaitų planą. Paruošta partija pateikiama buhalteriui lentelėje: jis mato dokumentą, atpažintus laukus ir priskyrimą, pataiso, jei reikia, ir patvirtina visą partiją, o ne po vieną. Patvirtinta partija importuojama į Rivile, o reiso sąnaudos grąžinamos į Infotrans savikainos stulpelį. Diegiame Power Automate srautais jūsų Microsoft 365 aplinkoje (Tenant), dokumentų atpažinimui naudojame AI Builder arba Azure AI Document Intelligence ES regione, su Rivile integruojame per importo failą arba API, o su Infotrans – per API, failų eksportą arba el. pašto srautą, priklausomai nuo versijos. Jei Rivile veikia mūsų Rivile Cloud, integracija paprastesnė, bet sprendimas veikia ir su Finvalda ar kita apskaitos programa.
Keturi žingsniai nuo įvesties iki įrašo sistemoje – su žmogaus patvirtinimu ten, kur rizika.
Power Automate srautai paima sąskaitas iš sutartų Outlook dėžučių ir pagal grafiką parsisiunčia ataskaitas iš DKV ir Eurowag portalų bei kelių mokesčių operatorių. Kiekvienas dokumentas registruojamas su šaltiniu ir gavimo laiku, kad nieko nepasimestų.
Dokumentas išskaidomas iki eilučių: data, vieta, kiekis, suma, PVM. Pagal valstybinį ar kortelės numerį ir datą eilutė susiejama su vilkiku ir reisu iš Infotrans, o pagal tiekėją ir prekės tipą – su sąnaudų straipsniu pagal jūsų Rivile sąskaitų planą. Neaiškūs priskyrimai pažymimi.
Buhalteris mato partiją: kiekvieną sąskaitą su atpažintais laukais ir priskyrimu, pažymėtomis abejonėmis ir sumų sutikrinimu su dokumentu. Pataiso, kas reikalinga, ir patvirtina. Tik po patvirtinimo duomenys importuojami į Rivile, o reiso savikaina atnaujinama Infotrans.
Sąskaitos iš naujo tiekėjo ar neįprasto formato patenka į atskirą sąrašą, kur buhalteris priskiria rankomis, o mes pridedame šabloną. Kas mėnesį peržiūrime pataisų žurnalą Rivile ir tiksliname priskyrimo taisykles, kad rankinio darbo liktų mažiau.
Outlook dėžučių ir DKV, Eurowag bei kelių mokesčių portalų sujungimas į vieną dokumentų srautą su registravimo žurnalu jūsų Microsoft 365 aplinkoje (Tenant).
Vilkikų, reisų ir sąnaudų straipsnių priskyrimo logika pagal jūsų Rivile sąskaitų planą ir Infotrans reisų duomenis, kurią buhalteris gali papildyti pats.
Vienas langas buhalteriui su dokumentais, atpažintais laukais, priskyrimu vilkikui ir reisui iš Infotrans ir sumų sutikrinimu, su patvirtinimu visai partijai.
Importo failo formavimas pagal Rivile arba Finvalda reikalavimus, savikainos grąžinimas į Infotrans, pirmo mėnesio stebėjimas ir naujų tiekėjų šablonų pridėjimas.
Power Automate + dokumentų atpažinimas + DKV ir Eurowag ataskaitos + Rivile importas + Infotrans reisų duomenys. Integracijos būdą su Rivile ir Infotrans parenkame po jūsų versijų patikrinimo – plačiau apie šią paslaugą ir jos ribas skaitykite paslaugos puslapyje.
Ne. Į Rivile importuojama tik buhalterio patvirtinta partija. Buhalteris mato kiekvieną dokumentą ir priskyrimą, o pataisos įrašomos į žurnalą. Taip laikas sutaupomas suvedimui, o atsakomybė už apskaitos įrašą lieka žmogui.
Taip. Su Rivile integruojame per importo failą arba API, su Finvalda – per jos importo formatą, o su Infotrans – per API, failų eksportą arba el. pašto srautą, priklausomai nuo versijos. Atpažinimas ir priskyrimas nepriklauso nuo apskaitos programos, keičiasi tik importo formatas, o integracijos būdą parenkame po patikrinimo diegimo pradžioje.
DKV ir Eurowag ataskaitos išskaidomos iki eilučių, o kiekviena eilutė susiejama su vilkiku pagal kortelės ar valstybinį numerį ir su reisu pagal datą ir vietą iš Infotrans. Jei tą dieną vilkikas turėjo kelis reisus, eilutė priskiriama pagal jūsų sutartą taisyklę arba pažymima buhalteriui.
Šią paslaugą teikia specialistai su galiojančiais tarptautiniais sertifikatais – kompetenciją patvirtino ne mes patys, o nepriklausomos organizacijos.
AI sistemos diegiamos su apsauga nuo duomenų nutekėjimo ir piktnaudžiavimo modeliais.
AI saugumo programa ir kontrolės valdomos pagal ISACA metodiką.
AI rizikos identifikuojamos ir valdomos kaip bet kuri kita IT rizika.
Atsakome per 1 darbo dieną
