Su kiekviena medžiagų siunta ateina sąskaita, važtaraštis ir atitikties deklaracija, pirkimo užsakymas guli Business Central, Rivile GAMA ar Directo, o audito metu paaiškėja, kad sertifikatas SharePoint aplanke priskirtas ne tai partijai. Sprendimas atpažįsta dokumentus, patikrina atitiktį užsakymui ERP ir sertifikatų galiojimą, o į apskaitą patenka tik patvirtinti įrašai.
Paruošta pagal ISO 27001NIS2 / TIS2DORA
Gamybos įmonei medžiagų siunta reiškia ne tik sąskaitą ir važtaraštį, bet ir atitikties dokumentus: CE deklaraciją, medžiagų sertifikatą pagal EN standartą, gamintojo bandymų protokolą. Pirkimų skyrius juos gauna el. paštu ar su siunta, išsaugo SharePoint aplanke pagal tiekėją, pirkimo užsakymas guli Business Central, Rivile GAMA, Directo ar SAP Business One, o buhalterija sąskaitą suveda į tą pačią ERP atskirai, nesiedama su sertifikatu. Kai klientas ar auditorius paprašo įrodyti, iš kokios partijos pagamintas gaminys ir ar jos sertifikatas galiojo, prasideda paieška po aplankus. Dar dažniau pasenęs ar trūkstamas sertifikatas pastebimas tik tada, kai medžiaga jau sunaudota.
Mes diegiame dokumentų atpažinimą su integracija į Business Central, Rivile GAMA, Directo ar SAP Business One. Sąskaitos, važtaraščiai ir atitikties dokumentai iš pašto dėžutės ar skenerio patenka į vieną srautą. Atpažinimas išskaido sąskaitos eilutes, kiekius ir kainas, o iš deklaracijų ir sertifikatų paima medžiagos žymėjimą, standartą, partijos ar lydinio numerį, išdavimo datą ir galiojimą. Tada programa patikrina tris dalykus: ar sąskaita ir važtaraštis atitinka pirkimo užsakymą ERP, ar kiekviena užsakymo pozicija, kuriai reikia sertifikato pagal jūsų taisykles, jį turi, ir ar sertifikatas priskirtas būtent tai partijai ir galioja. Trūkstami, pasenę ar neatitinkantys dokumentai pažymimi pirkimų skyriui su konkrečia pozicija, kad būtų užklausta tiekėjo dar prieš medžiagai patenkant į gamybą. Sutikrinti dokumentai paruošiami kaip pirkimo sąskaitos įrašas ERP su statusu „laukia patvirtinimo“ ir sertifikatais, susietais su partija SharePoint bibliotekoje, o buhalteris tvirtina. Be patvirtinimo į apskaitą niekas nepatenka. Dokumentai apdorojami MDP CLOUD debesijoje Lietuvoje arba jūsų Microsoft 365 aplinkoje (Tenant), kiekvienos partijos dokumentų rinkinys matomas žurnale audito tikslams.
Keturi žingsniai nuo įvesties iki įrašo sistemoje – su žmogaus patvirtinimu ten, kur rizika.
Srautas stebi pirkimų ir sąskaitų pašto dėžutes ir skenerio aplanką. Kiekvienas dokumentas atpažįstamas pagal tipą (sąskaita, važtaraštis, deklaracija, sertifikatas) ir susiejamas su tiekėju ir pirkimo užsakymu Business Central, Rivile GAMA, Directo ar SAP Business One.
Atpažinimas išskaito sąskaitos eilutes ir sertifikatų duomenis. Programa sulygina pozicijas su pirkimo užsakymu ERP, patikrina, ar pozicijoms, kurioms pagal jūsų taisykles būtinas sertifikatas, jis yra, priskirtas tai partijai ir galioja, ir įrašo partijos numerį prie prekės.
Sutikrinti dokumentai paruošiami kaip pirkimo sąskaitos įrašas Business Central, Rivile GAMA, Directo ar SAP Business One su statusu „laukia patvirtinimo“ ir nuoroda į sertifikatus SharePoint partijos aplanke. Buhalteris peržiūri, pataiso, jei reikia, ir patvirtina. Į apskaitą patenka tik patvirtinti įrašai.
Trūkstami, pasenę ar ne tai partijai priskirti dokumentai patenka į pirkimų skyriaus sąrašą Teams ar el. paštu su ERP užsakymo pozicija ir tiekėju užklausai. Mes prižiūrime atpažinimą naujiems tiekėjams ir sertifikatų formatams.
Atpažinimas sąskaitoms, važtaraščiams, CE deklaracijoms ir medžiagų sertifikatams iš pašto ir skenerio, pritaikytas jūsų tiekėjams, su susiejimu pagal ERP pirkimo užsakymą.
Su pirkimų ir kokybės skyriais suderinta lentelė, kurioms medžiagoms kokie dokumentai būtini, kaip tikrinamas galiojimas ir partijos priskyrimas ERP.
Paruošti pirkimo sąskaitų įrašai Business Central, Rivile GAMA, Directo ar SAP Business One su susietais sertifikatais, tvirtinimo žingsnis buhalteriui ir trūkumų sąrašas pirkimų skyriui.
Kiekvienos partijos dokumentų rinkinys SharePoint su atsekamumu iki ERP įrašo audito ir kliento užklausoms bei mūsų priežiūra naujiems formatams.
Dokumentų atpažinimas + Business Central, Rivile GAMA, Directo arba SAP Business One pirkimų integracija per API ar importo failus, sertifikatų biblioteka SharePoint. Integracijos būdą parenkame pagal jūsų ERP versiją po patikrinimo – plačiau apie šią paslaugą ir jos ribas skaitykite paslaugos puslapyje.
Business Central ir SAP Business One jungiame per jų API, Directo – per API ar importą, Rivile GAMA – per API arba importo failus, priklausomai nuo versijos. Pirkimo užsakymus skaitome, o sąskaitų įrašus kuriame tik su statusu „laukia patvirtinimo“. Integracijos būdą parenkame po patikrinimo, oficialios partnerystės su šiomis sistemomis neteigiame.
Ne, ji tikrina dokumentus, o ne medžiagą: ar sertifikatas yra, galioja, nurodo teisingą standartą ir priskirtas tai partijai ERP. Fizinę atitiktį ir įeinančią kontrolę atlieka jūsų kokybės skyrius pagal savo procedūras.
Taip, dažnai pradedame nuo sąskaitų ir važtaraščių sutikrinimo su pirkimo užsakymu Business Central ar Rivile GAMA, o atitikties dokumentų tikrinimą ir SharePoint partijų biblioteką prijungiame antrame etape, kai jau sutartos sertifikatų taisyklės su kokybės skyriumi.
Šią paslaugą teikia specialistai su galiojančiais tarptautiniais sertifikatais – kompetenciją patvirtino ne mes patys, o nepriklausomos organizacijos.
AI sistemos diegiamos su apsauga nuo duomenų nutekėjimo ir piktnaudžiavimo modeliais.
AI saugumo programa ir kontrolės valdomos pagal ISACA metodiką.
AI rizikos identifikuojamos ir valdomos kaip bet kuri kita IT rizika.
Atsakome per 1 darbo dieną
