Po 10-os dienos buhalteriai rašo klientams priminimus apie trūkstamas sąskaitas, išrašus ir avansines apyskaitas. Agentas primena pagal uždarymo kalendorių iš Outlook, sudeda failus į klientų aplankus SharePoint, sutikrina su i.SAF ir pateikia buhalteriui trūkumų sąrašą.
Paruošta pagal ISO 27001NIS2 / TIS2DORA
Mėnesio uždarymas apskaitos biure prasideda nuo to, ko nėra. Buhalteris atsidaro kliento aplanką SharePoint arba Outlook dėžutę ir bando suprasti, ko trūksta: tiekėjo sąskaitos, kurią matė i.SAF, bet negavo originalo, bankų išrašo už paskutinę savaitę, direktoriaus avansinės apyskaitos su kvitais. Tada rašo klientui laišką, po trijų dienų – antrą, o klientas atsiunčia viską vienu laišku su dvidešimt priedų, kuriuos reikia išskirstyti. Dešimt klientų dar pakeliama, šimtas – nebe: priminimai vėluoja, PVM deklaracija EDS teikiama paskutinę dieną, o dalis sąskaitų atkeliauja jau po termino ir eina į tikslinimą.
Agentas perima surinkimą. Biuro mėnesio uždarymo kalendorius ir kiekvieno kliento sąrašas, ko iš jo laukiama, aprašomi SharePoint. Pagal jį agentas iš buhalterio Outlook siunčia klientui laišką su konkrečiu sąrašu: kurių sąskaitų trūksta, už kurį laikotarpį reikia išrašo, kieno avansinė apyskaita negauta. Sąskaitų sąrašą jis sudaro ne iš atminties, o palyginęs, ką tiekėjai deklaravo i.SAF registre to kliento vardu, su tuo, kas jau yra kliento aplanke ir Rivile ar Finvalda įrašuose. Gautus failus agentas atpažįsta, išskirsto į kliento aplankus SharePoint pagal dokumento tipą ir laikotarpį, pervadina pagal biuro tvarką ir pažymi, kas gauta. Likę trūkumai sudedami į sąrašą buhalteriui Teams su kiekvieno kliento būsena ir kitu priminimo laiku. Priminimų tekstą ir dažnį tvirtina vyr. buhalteris, laiškai klientams siunčiami tik pagal patvirtintą šabloną, o į klausimus apie mokesčius agentas neatsako – perduoda buhalteriui. Agentą kuriame Copilot Studio jūsų Microsoft 365 aplinkoje (Tenant), o laiškų ir priedų turinį, kuriame yra klientų finansinių duomenų, apdoroja modelis privačiame MDP CLOUD GPU debesyje Lietuvoje, be mokymo iš jūsų duomenų, su žurnalu pagal BDAR.
Keturi žingsniai nuo įvesties iki įrašo sistemoje – su žmogaus patvirtinimu ten, kur rizika.
Kartu su vyr. buhalteriu SharePoint aprašome biuro uždarymo kalendorių: iki kada reikia sąskaitų PVM deklaracijai EDS, iki kada išrašų ir avansinių apyskaitų, kuriems klientams kokie dokumentai taikomi. Kiekvienam klientui nurodomas kontaktinis asmuo ir priminimų šablonas.
Agentas palygina tiekėjų deklaruotas sąskaitas i.SAF su kliento aplanku SharePoint ir įrašais Rivile ar Finvalda ir sudaro trūkstamų sąskaitų sąrašą. Pagal kalendorių iš buhalterio Outlook išsiunčia klientui laišką su konkrečiu sąrašu pagal patvirtintą šabloną ir pažymi, kada priminti dar kartą.
Gautus priedus agentas atpažįsta, išskirsto į kliento aplankus SharePoint pagal dokumento tipą ir laikotarpį ir pažymi sąraše kaip gautus. Buhalteris Teams mato kiekvieno kliento būseną: kas gauta, ko dar trūksta, kada siųstas paskutinis priminimas, ir sprendžia, ką daryti su vėluojančiais.
Jei klientas atsako klausimu apie mokesčius, atsiunčia neatpažįstamą failą arba neatsako po dviejų priminimų, agentas perduoda situaciją buhalteriui ir toliau pats nerašo. Kas mėnesį peržiūrime žurnalą, kiek dokumentų gauta iki termino, ir su vyr. buhalteriu tiksliname šablonus ir kalendorių.
Agentas jūsų Microsoft 365 aplinkoje (Tenant), prijungtas prie buhalterių Outlook, klientų aplankų SharePoint ir Teams, su mažiausiomis reikalingomis teisėmis.
Trūkstamų sąskaitų sąrašas sudaromas lyginant i.SAF registro duomenis su kliento aplanku ir įrašais Rivile ar Finvalda per API arba eksportą.
Gauti dokumentai atpažįstami, pervadinami ir dedami į kliento aplankus pagal tipą ir mėnesį pagal biuro tvarką, kurią susitariame diegimo metu.
Kiekvienas priminimas, gautas failas ir trūkumų sąrašas įrašomi žurnale. Buhalterių apmokymas ir pirmo uždarymo ciklo priežiūra įeina į diegimą.
Copilot Studio agentas + Outlook, SharePoint, i.SAF. Platformą parenkame pagal užduotį ir pagal tai, kur gali būti jūsų duomenys – plačiau apie šią paslaugą ir jos ribas skaitykite paslaugos puslapyje.
Priminimai siunčiami tik pagal šabloną, kurį patvirtino vyr. buhalteris, ir tik su dokumentų sąrašu, be jokių mokesčių ar sumų aiškinimų. Jei norite, pirmą mėnesį agentas laiškus tik paruošia, o buhalteris išsiunčia iš Outlook pats. Į klientų klausimus agentas neatsako – perduoda buhalteriui.
Iš VMI i.MAS i.SAF registro: tiekėjai deklaruoja sąskaitas, išrašytas jūsų klientui, ir agentas lygina tą sąrašą su tuo, kas jau yra kliento aplanke SharePoint ir įrašuose Rivile ar Finvalda. Prie to pridedami periodiniai dokumentai iš kalendoriaus, pavyzdžiui, išrašai ir avansinės apyskaitos.
Laiškai ir failai lieka jūsų Microsoft 365 aplinkoje (Tenant) ES regione, o jų turinį atpažįsta modelis privačiame MDP CLOUD GPU debesyje Lietuvoje, be mokymo iš jūsų duomenų. Prieigą prie i.SAF agentas naudoja tik tą, kurią biuras turi kaip kliento atstovas, o žurnalą laikote pas save pagal BDAR.
Šią paslaugą teikia specialistai su galiojančiais tarptautiniais sertifikatais – kompetenciją patvirtino ne mes patys, o nepriklausomos organizacijos.
AI sistemos diegiamos su apsauga nuo duomenų nutekėjimo ir piktnaudžiavimo modeliais.
AI saugumo programa ir kontrolės valdomos pagal ISACA metodiką.
AI rizikos identifikuojamos ir valdomos kaip bet kuri kita IT rizika.
Atsakome per 1 darbo dieną
