„Mes viską laikome Microsoft 365, tai Microsoft ir daro kopijas.“ Šį sakinį girdime beveik kiekviename pirmame pokalbyje su įmone, kuri persikėlė į debesį. Jis skamba logiškai: mokate už paslaugą, paslauga veikia visą parą, duomenys guli keliuose Microsoft duomenų centruose. Ko dar reikia?
Reikia atskirti du dalykus: paslaugos prieinamumą ir jūsų duomenų atkuriamumą. Microsoft garantuoja pirmąjį. Antrąjį – ne. Tai nėra smulkus šriftas sutartyje, tai oficialus bendros atsakomybės modelis (shared responsibility), kurį Microsoft aprašo savo dokumentuose. Problema ta, kad įmonės apie jį sužino tuomet, kai reikia atkurti prieš pusmetį ištrintą pašto dėžutę.
Šiame straipsnyje paaiškinsime, kur baigiasi Microsoft atsakomybė ir prasideda jūsų, kokius saugojimo terminus platforma taiko pagal numatytuosius nustatymus ir kaip atrodo tikra Microsoft 365 atsarginė kopija.
Kas yra bendros atsakomybės modelis
Modelis paprastas: Microsoft atsako už tai, kad paslauga veiktų, o jūs – už tai, kas joje yra. Panašiai kaip nuomojant sandėlį: savininkas atsako už stogą, elektrą ir užraktą, bet ne už tai, ką jūs į sandėlį padedate ir ką iš jo išvežate.
Microsoft pusėje:
- fizinė infrastruktūra – duomenų centrai, serveriai, tinklas;
- platformos prieinamumas – kad Exchange, SharePoint, OneDrive ir Teams veiktų;
- duomenų dubliavimas tarp duomenų centrų – jei vienas duomenų centras sugestų, paslauga veiktų iš kito;
- platformos saugumas – kad niekas neįsilaužtų į pačią Microsoft infrastruktūrą.
Jūsų pusėje:
- duomenys – laiškai, failai, kalendoriai, Teams pokalbiai ir jų atkūrimas;
- paskyros ir prieigos – kas prie ko prieina, slaptažodžiai, dviejų veiksnių autentifikacija;
- žmogiškos klaidos – atsitiktinis ištrynimas, perrašymas, neteisingas bendrinimas;
- vidinės grėsmės – nepatenkintas darbuotojas, išeinantis kolega, kuris „pasitvarko“ savo dėžutę;
- išorinės grėsmės – sukčiavimo laiškai, perimtos paskyros, išpirkos virusai, pasiekiantys OneDrive per sinchronizaciją.
Dubliavimas tarp duomenų centrų dažnai painiojamas su atsargine kopija. Skirtumas esminis: dubliavimas kopijuoja viską, įskaitant jūsų klaidas. Jei darbuotojas ištrina aplanką, jis akimirksniu ištrinamas visuose Microsoft duomenų centruose. Jei virusas užšifruoja failus OneDrive, užšifruotos versijos sinchronizuojamos lygiai taip pat patikimai.
Ko Microsoft neatkurs už jus
Keli scenarijai, su kuriais susiduriame nuolat.
Ištrinti laiškai po saugojimo termino
Ištrintas laiškas pirmiausia patenka į aplanką „Ištrinti elementai“. Iš ten ištrintas – į atkuriamų elementų saugyklą, kurioje pagal numatytuosius nustatymus laikomas 14 dienų, o administratorius šį terminą gali pratęsti iki 30. Po to laiškas dingsta negrįžtamai. Buhalterei, kuriai sausį prireikia rugsėjo laiško su sąskaitos priedu, Microsoft palaikymo tarnyba padėti negali.
Užšifruoti OneDrive ir SharePoint failai
OneDrive saugo failų versijas ir turi šiukšliadėžę, kurioje elementai laikomi 93 dienas. Tai padeda nuo vieno netyčia perrašyto dokumento. Bet kai išpirkos virusas per sinchronizacijos programą užšifruoja dešimtis tūkstančių failų, versijų atkūrimas po vieną arba net masinis grąžinimas per „Atkurti OneDrive“ funkciją veikia tik 30 dienų ir tik tuomet, jei versijų kūrimas nebuvo išjungtas ar persipildęs.
Buvusių darbuotojų paskyros
Dažniausias skausmingas atvejis. Darbuotojas išeina, licencija brangi, administratorius ją atima ir paskyrą ištrina. Microsoft paskyrą ir visus jos duomenis laiko dar 30 dienų. Po to – nieko. Po trijų mėnesių paaiškėja, kad tik toje dėžutėje buvo susirašinėjimas su svarbiu tiekėju arba projekto failai OneDrive aplanke, kurio niekas nebendrino.
Teams pokalbiai ir bendrinti kanalai
Teams pokalbiai iš tikrųjų gyvena Exchange ir SharePoint, bet atkurti juos standartinėmis priemonėmis dar sudėtingiau nei laiškus. Pašalintas kanalas ar komanda turi savo terminus, o pokalbių turinys atkūrimo požiūriu dažnai lieka „pilkoje zonoje“.
Saugojimo terminai vienoje vietoje
| Kas ištrinta | Kiek laiko dar galima atkurti standartinėmis priemonėmis |
|---|---|
| Laiškas iš „Ištrintų elementų“ | 14 dienų (iki 30, jei administratorius pratęsė) |
| Failas iš OneDrive ar SharePoint šiukšliadėžės | 93 dienos |
| Ištrinta vartotojo paskyra su visais duomenimis | 30 dienų |
| Masinis OneDrive atkūrimas po šifravimo | 30 dienų |
Visi šie terminai – apsauga nuo klaidos, pastebėtos greitai. Nė vienas iš jų nėra atsarginė kopija. Atsarginė kopija reiškia, kad duomenis galima atkurti po metų, iš taško prieš incidentą, nepriklausomai nuo to, ar kas nors ir kada pastebėjo problemą. Be to, saugojimo politikos (retention policies) Microsoft 365 aplinkoje gali padėti teisiniams reikalavimams, bet jos saugo duomenis toje pačioje platformoje, tomis pačiomis administratoriaus prieigomis – perėmus administratorių, jas galima išjungti.
Kaip atrodo tikra Microsoft 365 atsarginė kopija
Mes naudojame Veeam Backup for Microsoft 365. Principas toks:
- Kopijuojama viskas: Exchange pašto dėžutės, OneDrive, SharePoint svetainės ir Teams duomenys.
- Kopijos saugomos ne Microsoft platformoje, o mūsų duomenų centre Lietuvoje, pagal poreikį – ir Amazon duomenų centre Vokietijoje. Microsoft platformos incidentas ar perimta administratoriaus paskyra kopijų nepasiekia.
- Saugojimo terminą nustatote jūs: metai, treji, tiek, kiek reikalauja jūsų veiklos ar buhalterinės apskaitos taisyklės.
- Atkūrimas – iki vieno laiško, vieno failo, vieno kalendoriaus įrašo. Nereikia atkurti visos dėžutės, kad surastumėte vieną priedą. Atkurti galima į tą pačią paskyrą, į kitą paskyrą arba atsisiųsti kaip failą.
- Buvusių darbuotojų duomenys lieka kopijose ir po paskyros ištrynimo, todėl licenciją galima atimti iškart, nelaikant „dėl visa ko“.
Detaliau apie tai rašome Microsoft 365 rezervinių kopijų paslaugos puslapyje. Atkreipiame dėmesį, kad kopija sprendžia atkuriamumo klausimą, bet ne prieigų: perimta paskyra, iš kurios siunčiami sukčiavimo laiškai jūsų klientams, yra kita problema, kurią sprendžia Microsoft 365 saugumo priemonės – dviejų veiksnių autentifikacija, sąlyginė prieiga ir įspėjimai apie įtartinus prisijungimus.
Ką apie tai sako TIS2 ir DORA
Jei jūsų įmonė patenka į TIS2 arba DORA taikymo sritį, klausimas „kas atsako už Microsoft 365 duomenis“ tampa ne techniniu, o atitikties klausimu. Abu reikalavimai žiūri į paslaugų tiekėjus kaip į riziką, kurią reikia valdyti, o ne perkelti. Teiginys „duomenys pas Microsoft, todėl saugūs“ auditoriui atsakymas nėra. Atsakymas – dokumentuota kopijų politika, saugojimo terminai, atkūrimo testų protokolai ir aiškus atsakingas asmuo.
Nuo ko pradėti
- Patikrinkite, kiek dienų jūsų Exchange saugo ištrintus elementus, ir pratęskite terminą iki 30 dienų – tai nieko nekainuoja ir suteikia laiko.
- Surašykite, kurių išėjusių darbuotojų paskyros buvo ištrintos per paskutinį mėnesį, ir ar jų duomenys kam nors dar reikalingi. Jei taip – atkurkite dabar, kol dar galima.
- Nuspręskite, kiek laiko jūsų įmonei reikia saugoti laiškus ir failus. Dažniausiai atsakymą diktuoja buhalterija ir sutartys, ne IT.
- Įdiekite atskirą kopijų sprendimą už Microsoft platformos ribų ir bent kartą atkurkite vieną laišką ir vieną OneDrive aplanką, kad procedūra būtų išbandyta.
- Jei norite, kad tai padarytume mes, parašykite per kontaktų formą – pirmoji Microsoft 365 kopija paprastai pradedama daryti tą pačią dieną, kai gauname prieigą.
