Microsoft 365 sąskaita dažniausiai yra viena iš didžiausių įmonės IT išlaidų eilučių, kurios niekas rimtai neperžiūri. Licencijos buvo nupirktos prieš kelerius metus, kai įmonė buvo kitokio dydžio, dalis darbuotojų nuo to laiko išėjo, dalis pakeitė pareigas, o planas liko tas pats. Finansų vadovas mato tik bendrą sumą, IT atsakingas – tik tai, kad „viskas veikia“.
Mūsų praktikoje peržiūrint naujo kliento Microsoft 365 nuomininką (tenant) beveik visada randame bent kelias licencijas, už kurias mokama be reikalo: neaktyvias paskyras, per brangų planą darbuotojui, kuriam reikia tik pašto, arba atvirkščiai – įmonę, kuri moka už pigų planą ir atskirai dar už trečios šalies saugumo įrankius, kuriuos Business Premium jau turi.
Šiame straipsnyje paaiškinsime, kuo planai skiriasi, kam kurio realiai reikia ir kaip susitvarkyti licencijavimą taip, kad jis atitiktų įmonę, o ne priešingai. Kainų čia nerašome – jos keičiasi, o principai lieka.
Kuo skiriasi Business planai
Business planai skirti įmonėms iki 300 vartotojų. Jų yra trys, ir skirtumas tarp jų nėra tik „daugiau funkcijų“.
- Business Basic – tik debesijos paslaugos: Exchange paštas, Teams, OneDrive, SharePoint ir Office programos naršyklėje. Kompiuteryje diegiamų Word ar Excel čia nėra.
- Business Standard – viskas, kas Basic, plius pilnos Office programos kompiuteriui ir telefonui. Tai dažniausias planas biuro darbuotojams.
- Business Premium – viskas, kas Standard, plius saugumo ir valdymo sluoksnis: Intune įrenginių valdymas, Defender for Business, Entra ID P1 su sąlygine prieiga, Purview informacijos apsauga.
Praktinis skirtumas: jei darbuotojas tik skaito paštą ir dalyvauja Teams susitikimuose, Basic jam pakanka. Jei jis kasdien dirba su Excel ar Word, reikia Standard. O jei norite, kad įmonės kompiuteriai ir telefonai būtų valdomi centralizuotai, kad prieiga prie pašto priklausytų nuo įrenginio būklės ir vietos, kad būtų galima nuotoliniu būdu ištrinti duomenis iš pamesto telefono – tai jau Premium. Daug įmonių saugumo reikalavimus sprendžia pirkdamos atskirus produktus, nors Premium juos jau turi.
Kada reikia Enterprise planų
E3 ir E5 skirti įmonėms, kurios peržengia 300 vartotojų ribą, arba toms, kurioms reikia funkcijų, kurių Business planuose nėra.
E3 duoda tai, ką Business Standard, plius didesnes pašto dėžutes, neribotą archyvą, Windows Enterprise, Intune ir platesnes Purview galimybes. E5 prideda pilną Defender paketą (tapatybių, pašto, galinių įrenginių ir debesies apsaugą), Entra ID P2 su privilegijuotos prieigos valdymu, Teams telefoniją ir Power BI Pro.
Dažna klaida – mažesnė įmonė, kuri perka E3 „dėl saugumo“, nors Business Premium jai duotų panašų saugumo lygį, o kai kuriais aspektais net daugiau. Kita klaida – E5 visiems, kai E5 funkcijų realiai reikia tik IT ir finansų skyriui.
Kam ko iš tikrųjų reikia
Vietoj to, kad visiems pirktumėte vieną planą, suskirstykite darbuotojus pagal darbo pobūdį. Tai paprasta lentelė, kurią verta užpildyti su skyrių vadovais.
| Darbuotojo tipas | Ko reikia | Tinkamas planas |
|---|---|---|
| Gamyba, sandėlis, aptarnavimas | Paštas, Teams, pamainų grafikai | Business Basic arba F3 |
| Biuro darbuotojas | Paštas, Office programos, failai | Business Standard |
| Darbuotojas su jautriais duomenimis ar nuotoliniu darbu | Tas pats plius įrenginių valdymas ir saugumas | Business Premium |
| Finansai, vadovybė, IT administratoriai | Išplėstinė apsauga, privilegijuota prieiga | E5 arba Premium su priedais |
| Bendros pašto dėžutės, konferencijų kambariai | Tik pašto dėžutė | Nemokama bendrinama dėžutė, licencijos nereikia |
Paskutinė eilutė svarbi: info@, sąskaitos@, pardavimai@ ir panašios dėžutės gali būti bendrinamos (shared mailbox) ir nereikalauja licencijos, kol jos iki 50 GB ir prie jų jungiamasi per licencijuotą vartotoją. Mūsų praktikoje tai vienas dažniausių permokėjimo šaltinių – bendros dėžutės sukurtos kaip pilni vartotojai.
Nenaudojamos licencijos ir buvusių darbuotojų paskyros
Microsoft 365 administravimo centre yra ataskaita apie aktyvius vartotojus per pastarąsias 30, 90 ir 180 dienų. Ją verta atsidaryti bent kartą per ketvirtį. Paskyra, kuri 90 dienų nesijungė prie pašto, Teams ar OneDrive, beveik visada yra arba išėjęs darbuotojas, arba techninė paskyra, kuriai licencijos nereikia.
Su išėjusiais darbuotojais yra atskira problema. Teisingas procesas yra toks: paskyra blokuojama, pašto dėžutė konvertuojama į bendrinamą (kad vadovas ar kolega matytų istoriją), OneDrive failai perduodami vadovui, o licencija atimama ir priskiriama naujam darbuotojui. Blogas procesas – paskyra lieka aktyvi su licencija „kad nedingtų laiškai“, ir taip mėnesių mėnesius. Be nereikalingos išlaidos tai dar ir saugumo spraga: išėjęs darbuotojas gali toliau jungtis.
Šis procesas turėtų būti personalo skyriaus ir IT sutarimo dalis, ne atsitiktinumas. Jei Microsoft 365 administruojame mes, išėjimo procedūra yra standartinė Microsoft 365 administravimo paslaugos dalis ir atliekama tą pačią dieną.
Mišrus licencijavimas – normalu, ne išimtis
Yra įsitikinimas, kad visi įmonės vartotojai turi turėti tą patį planą. Taip nėra. Viename nuomininke galima derinti Business Basic, Standard, Premium ir net Enterprise planus, taip pat atskirus priedus. Vienintelė riba – Business planų negalima turėti daugiau nei 300 vienetų.
Praktiškas pavyzdys iš gamybos įmonės: 40 biuro darbuotojų su Business Standard, 12 vadovų ir finansininkų su Business Premium, 120 gamybos darbuotojų su F3 planu pamainų grafikams ir vidinei komunikacijai Teams. Vietoj vieno plano visiems įmonė moka už tai, ką kiekviena grupė naudoja.
Priedai taip pat vertingi: Entra ID P1 ar Defender for Office 365 galima pridėti prie Standard plano tik tiems vartotojams, kuriems to reikia, užuot visus kėlus į Premium. Tačiau čia yra riba – kai priedų susikaupia keli, Premium dažnai tampa paprastesnis ir pigesnis variantas. Tai reikia skaičiuoti konkrečiu atveju.
Kasmetinė peržiūra: ką tikrinti
Licencijos perkamos metinėmis sutartimis, todėl natūralus taškas peržiūrai yra likus dviem mėnesiams iki atnaujinimo. Tuo metu dar galima mažinti kiekius ir keisti planus be papildomų įsipareigojimų. Peržiūros metu tikriname:
- Neaktyvias paskyras per 90 dienų ir jų licencijas.
- Pilnus vartotojus, kurie realiai yra bendros dėžutės ar konferencijų kambariai.
- Vartotojus su Standard ar Premium, kurie neatidarė Office programų per ketvirtį.
- Trečių šalių saugumo ir įrenginių valdymo įrankius, kurių funkcijas jau turi Premium.
- Darbuotojus, kurių pareigos pasikeitė ir plano reikia daugiau arba mažiau.
- Nuomininko saugumo būklę – permokėti už licencijas ir neįjungti to, už ką mokate, yra dažniausias derinys.
Paskutinis punktas yra atskira tema, bet ją verta paminėti: Business Premium nuomininkas be įjungtos sąlyginės prieigos ir Intune politikų yra Standard nuomininkas už Premium kainą. Apie tai rašome Microsoft 365 saugumo paslaugos aprašyme.
Nuo ko pradėti
Licencijavimo tvarkai nereikia didelio projekto. Pakanka kelių žingsnių, kuriuos galima atlikti per savaitę.
- Atsisiųskite aktyvių vartotojų ir priskirtų licencijų ataskaitą iš administravimo centro ir sulyginkite su personalo sąrašu. Nesutapimai bus akivaizdūs.
- Suskirstykite darbuotojus į 3–4 grupes pagal darbo pobūdį ir kiekvienai priskirkite planą pagal poreikį, ne pagal įprotį.
- Bendras dėžutes ir kambarius konvertuokite į bendrinamus objektus be licencijų.
- Susitarkite su personalo skyriumi dėl išėjimo procedūros: kas, kada ir kaip blokuoja paskyrą ir atlaisvina licenciją.
- Įsirašykite į kalendorių peržiūrą likus dviem mėnesiams iki sutarties atnaujinimo.
Jei norite, kad šį darbą atliktume mes, Microsoft 365 licencijų peržiūra yra pirmas žingsnis pradedant bendradarbiavimą: suskaičiuojame, ką turite, ką naudojate ir ką galima pakeisti, o tada licencijas ir jų valdymą perimame kaip nuolatinę paslaugą.
