Microsoft 365 Copilot įjungiamas per kelias minutes: nuperkamos licencijos, priskiriamos vartotojams, ir Word, Outlook bei Teams atsiranda naujas mygtukas. Būtent todėl tai pavojinga. Techninė dalis yra lengviausia, o viskas, kas lemia, ar Copilot bus naudingas ar sukels problemų, turi būti padaryta iki to.
Dažniausias scenarijus, kurį matome: įmonė įjungia Copilot keliems vadovams, vienas iš jų paprašo „apibendrinti, ką žinome apie darbuotojų atlyginimus“, ir gauna išsamų atsakymą iš Excel failo, kurį personalo vadovė prieš trejus metus įkėlė į bendrą SharePoint biblioteką su prieiga visai įmonei. Copilot nieko nepažeidė – failas buvo prieinamas. Tik anksčiau niekas nežinojo, kur jo ieškoti.
Šiame straipsnyje aprašome, ką paruošti iki įjungimo: prieigų tvarką, duomenų žymėjimą, pilotinę grupę ir scenarijus, pagal kuriuos matuosite naudą. Tai nėra ilgas projektas, bet jo praleisti negalima.
Copilot mato tai, ką mato vartotojas
Pagrindinis principas, kurį reikia suprasti: Copilot neturi savo prieigos prie duomenų. Jis veikia vartotojo vardu ir naudoja Microsoft Graph, kad surastų laiškus, failus, pokalbius ir susitikimus, prie kurių tas vartotojas turi teises. Jei darbuotojas gali atidaryti failą, Copilot gali jį cituoti. Jei negali – Copilot jo nemato.
Tai reiškia dvi išvadas. Pirma, Copilot nesukuria naujų saugumo spragų – jis tik atskleidžia esamas. Antra, prieigų netvarka, kuri metus gyveno nepastebėta, nes niekas nežinojo, kur ieškoti, su Copilot tampa matoma per vieną klausimą. Paieška, kuri anksčiau buvo nepatogi, dabar yra pokalbis natūralia kalba.
Todėl pirmas darbas yra ne Copilot, o prieigų auditas. Kas turi prieigą prie ko, ir ar turėtų.
Prieigų tvarka SharePoint ir OneDrive
Mūsų praktikoje prieigų problemos SharePoint susikaupia per metus iš kelių šaltinių: svetainės, sukurtos „laikinai“ su prieiga visiems; Teams komandos, kurių nariai nebuvo atnaujinti pasikeitus pareigoms; failai, pasidalinti nuoroda „visi įmonėje“; OneDrive aplankai, kuriuos išėjęs darbuotojas perdavė kolegai kartu su viskuo, kas juose buvo.
Ką tikrinti prieš įjungiant Copilot:
- SharePoint svetainės, prie kurių turi prieigą grupė „Everyone“ arba „Everyone except external users“. Tai pirmas kandidatas peržiūrai.
- Failai ir aplankai, pasidalinti organizacijos lygiu per nuorodas. SharePoint administravimo centras ir Purview turi ataskaitas, kurios tai parodo.
- Teams komandų ir svetainių savininkai. Kiekviena svetainė turi turėti aktyvų savininką, kuris atsako už jos narius.
- Senos svetainės be veiklos per metus. Jas geriau archyvuoti nei palikti.
- OneDrive aplankai su išoriniais bendrinimais.
SharePoint Advanced Management ir Purview turi įrankius, kurie leidžia laikinai apriboti Copilot paiešką konkrečiose svetainėse (restricted SharePoint search), kol prieigos sutvarkomos. Tai praktiškas tarpinis sprendimas, jei norite pradėti pilotą negaišdami mėnesių audito.
Jautrumo žymos ir duomenų klasifikacija
Jautrumo žymos (sensitivity labels) Purview yra antras sluoksnis po prieigų. Jos žymi dokumentus ir laiškus pagal jautrumą – viešas, vidinis, konfidencialus, griežtai konfidencialus – ir gali šifruoti turinį bei riboti, kas jį mato. Copilot gerbia žymas: jei dokumentas pažymėtas taip, kad vartotojas negali jo skaityti, Copilot jo nenaudos atsakymui, o jei naudoja pažymėtą turinį, atsakymas paveldi aukščiausią žymą.
Prieš Copilot nereikia sužymėti visų failų. Pakanka: apibrėžti 3–4 žymas, kurias įmonė supranta; nustatyti numatytąją žymą naujiems dokumentams; automatiškai pažymėti dokumentus, kuriuose aptinkami asmens kodai, finansiniai duomenys ar sutarčių šablonai; ir rankiniu būdu sužymėti žinomas jautrias bibliotekas – personalo, finansų, vadovybės.
Tai darbas, kuris naudingas ir be Copilot, ir kurį vėliau reikės, jei įmonei taikomi TIS2 ar DORA reikalavimai. Copilot tik suteikia progą jį pagaliau padaryti.
Pilotinė grupė, ne visa įmonė iš karto
Copilot licencijos skiriamos vartotojui, todėl natūralu pradėti nuo grupės. Rekomenduojame 10–20 žmonių iš skirtingų skyrių, kurie:
- Daug dirba su dokumentais, laiškais ir susitikimais – jiems nauda bus didžiausia.
- Nori išbandyti ir yra pasiruošę dalytis pastebėjimais, ne tik skųstis.
- Atstovauja skirtingus darbo pobūdžius: pardavimai, finansai, projektų valdymas, vadovybė, administracija.
Vienas žmogus iš grupės turėtų būti IT arba saugumo atsakingas, kuris testuos būtent prieigų klausimus: ką Copilot randa, ko neturėtų. Pilotas trunka 6–8 savaites. Per tą laiką grupė kas dvi savaites susirenka 30 minučių ir dalijasi, kas pavyko, kas ne, kokių raginimų (prompt) išmoko.
Naudojimo scenarijai, ne „pabandykite“
Didžiausia pilotų klaida – duoti licencijas ir pasakyti „naudokitės“. Darbuotojai pabando porą kartų, negauna įspūdingo rezultato ir grįžta prie įprasto darbo. Copilot reikia konkrečių scenarijų, kurie atitinka tikrą darbą.
Pavyzdžiai, kurie mūsų praktikoje duoda rezultatą greitai:
- Teams susitikimo santrauka su veiksmų sąrašu, išsiųsta dalyviams per penkias minutes po susitikimo.
- Outlook: ilgos laiškų grandinės santrauka ir atsakymo juodraštis, kai žmogus grįžta iš atostogų.
- Word: pasiūlymo juodraštis pagal ankstesnius pasiūlymus tam pačiam klientų segmentui.
- Excel: duomenų lentelės paaiškinimas ir formulių pasiūlymai žmogui, kuris nėra Excel ekspertas.
- Verslo pokalbis (Business Chat): „ką mano komanda nusprendė dėl projekto X per paskutines dvi savaites“ – atsakymas iš laiškų, pokalbių ir dokumentų.
Kiekvienam pilotinės grupės nariui priskirkite 2–3 scenarijus pagal jo darbą. Tada yra ką matuoti.
Kaip matuoti naudą
Copilot licencija nėra pigi, todėl sprendimas plėsti turi remtis duomenimis, ne įspūdžiais. Microsoft 365 administravimo centre yra Copilot naudojimo ataskaita: kiek vartotojų naudojasi, kuriose programose, kaip dažnai. Tai pirmas rodiklis – jei po mėnesio pusė pilotinės grupės nesinaudoja, problema yra scenarijuose arba mokymuose, ne įrankyje.
Antras rodiklis – pačių vartotojų vertinimas pagal scenarijus. Paprasta forma piloto pabaigoje: kurie scenarijai taupė laiką, kiek apytiksliai per savaitę, kurie neveikė ir kodėl. Trečias – saugumo atsakingo išvada apie prieigų klausimus. Jei per pilotą Copilot parodė turinį, kurio vartotojas neturėjo matyti, tai sprendžiama iki plėtros, ne po jos.
Pagal rezultatus skyriai, kuriems nauda akivaizdi, gauna licencijas antroje bangoje. Skyriai, kur nauda neaiški, laukia.
Copilot Studio agentai – kitas žingsnis
Kai Copilot veikia ir prieigos sutvarkytos, kitas lygis yra agentai, kuriuos kuriate Copilot Studio. Tai nebe bendras asistentas, o konkrečiai užduočiai pritaikytas sprendimas: agentas, kuris atsako į darbuotojų klausimus apie vidines tvarkas iš personalo dokumentų; agentas, kuris registruoja helpdesk užklausas ir patikrina jų būseną; agentas, kuris iš kliento laiško sukuria užsakymą verslo sistemoje per Power Automate.
Agentai naudoja tą pačią prieigų ir žymų tvarką, todėl viskas, ką sutvarkėte ruošdamiesi Copilot, tiesiogiai tinka ir jiems. Plačiau apie tai, kaip agentai veikia ir kam jie tinka, rašome Microsoft 365 Copilot agentų puslapyje.
Nuo ko pradėti
Pasiruošimas Copilot įmonei iki 200 darbuotojų mūsų praktikoje užtrunka nuo kelių savaičių iki poros mėnesių, priklausomai nuo SharePoint būklės.
- Atlikite SharePoint ir OneDrive prieigų peržiūrą: svetainės su prieiga visiems, organizacijos lygio nuorodos, svetainės be savininkų.
- Apibrėžkite 3–4 jautrumo žymas ir pažymėkite žinomas jautrias bibliotekas. Įjunkite automatinį žymėjimą asmens ir finansiniams duomenims.
- Sudarykite 10–20 žmonių pilotinę grupę ir kiekvienam priskirkite 2–3 naudojimo scenarijus.
- Nustatykite matavimo rodiklius prieš pilotą, ne po jo.
- Po 6–8 savaičių priimkite sprendimą dėl plėtros pagal duomenis.
Jei norite, kad pasiruošimą ir pilotą vestume mes, Microsoft 365 Copilot diegimo paslauga apima prieigų auditą, žymų nustatymą, pilotinės grupės mokymus ir matavimą. O jei prieigų tvarka yra didesnė problema nei Copilot, pradedame nuo Microsoft 365 saugumo sutvarkymo ir tik tada einame toliau.
