Situacija
Klaipėdos apskaitos biuras aptarnauja apie 150 klientų – nuo individualių įmonių iki kelių vidutinių gamybos ir prekybos bendrovių. Biure dirba 25 žmonės, iš jų 20 buhalterių. Pagrindinis darbo įrankis – Rivile, kurioje tvarkoma visų klientų apskaita, sąskaitos, darbo užmokestis ir ataskaitos VMI bei Sodrai.
Rivile veikė biuro serveryje, kurį prieš penkerius metus įrengė vietinis kompiuterių meistras. Po pandemijos dauguma buhalterių dirbo iš namų bent dalį savaitės, o jungėsi per nuotolinį darbalaukį, atidarytą tiesiai į internetą. Slaptažodžiai buvo paprasti, dviejų veiksnių patvirtinimo nebuvo, o serverio žurnaluose matėsi tūkstančiai bandymų prisijungti iš užsienio adresų kas naktį.
Lūžis įvyko, kai vienas didesnis klientas, ruošdamasis savo auditui, paprašė biuro parodyti, kaip saugomi jo apskaitos duomenys, kur daromos kopijos ir kas turi prieigą. Biuro vadovė neturėjo ką parodyti. Kopijos buvo daromos į USB diską, kurį vyriausioji buhalterė kartais parsinešdavo namo.
Ko reikėjo
Su biuro vadove ir vyriausiąja buhaltere sutarėme, ko reikia:
- Rivile turi veikti iš bet kur, bet prieiga – tik saugi, su asmeninėmis paskyromis ir antru patvirtinimo veiksniu.
- Jokių atvirų prievadų į internetą.
- Kasdienės kopijos už biuro ribų, su galimybe greitai grįžti prie vakarykščių duomenų, nes buhalterių klaidos dažniausiai pastebimos kitą dieną.
- Dokumentai ir ataskaitos, kuriuos galima parodyti klientams ir jų auditoriams.
- Perkėlimas be ilgesnės pertraukos, nes mėnesio pradžioje vyksta deklaravimas, o pabaigoje – uždarymas.
- Biuro serverio nebeatnaujinti ir nebeprižiūrėti patiems.
Ką padarėme
1 savaitė: paruošimas
Peržiūrėjome esamą Rivile diegimą: versiją, duomenų bazių skaičių (kiekvienas klientas – atskira duomenų bazė, iš viso virš 150), papildomus modulius ir integracijas su bankais. Suderinome su Rivile atstovu licencijų perkėlimą. Paruošėme Rivile Cloud aplinką mūsų duomenų centre Lietuvoje: serveris skirtas tik šiam biurui, su Bitdefender GravityZone apsauga, stebėjimu ir automatiniais atnaujinimais.
Kiekvienam darbuotojui sukūrėme asmeninę paskyrą. Bendrą paskyrą „buhalterija“, kuria naudojosi keli žmonės, panaikinome – tai buvo vienas skausmingesnių pokyčių, nes keli darbuotojai prie jos buvo įpratę.
2 savaitė: VPN, 2FA ir bandomasis darbas
Visiems darbuotojams įdiegėme VPN klientą su dviejų veiksnių autentifikacija per programėlę telefone. Rivile Cloud pasiekiama tik per VPN, nuotolinio darbalaukio prievadas internete uždarytas. Biuro tinklą sujungėme su debesija nuolatiniu VPN tuneliu, kad iš biuro darbas atrodytų kaip anksčiau.
Penki buhalteriai savaitę dirbo bandomojoje aplinkoje su realių duomenų kopija. Sudėtingiausia pasirodė bankų išrašų importo integracija ir spausdinimo šablonai, kurie buvo pritaikyti konkretiems biuro spausdintuvams. Sutvarkėme per dvi dienas.
3 savaitė: perkėlimas ir kopijos
Perkėlimą atlikome savaitgalį po mėnesio deklaravimo. Penktadienio vakare sustabdėme darbą biuro serveryje, perkėlėme visas duomenų bazes, pirmadienio rytą buhalteriai jau dirbo debesijoje. Biuro serverį palikome išjungtą dar mėnesį, paskui duomenys iš jo buvo saugiai ištrinti.
Įjungėme kasdienes rezervines kopijas: kopija lieka mūsų duomenų centre Lietuvoje, antra – Amazon duomenų centre Vokietijoje. Kopijų istorija saugoma 30 dienų, tad bet kurio kliento duomenų bazę galima grąžinti į bet kurios iš pastarųjų 30 dienų būseną. Buhalterėms tai svarbiausia: suklydus uždarant mėnesį, galima atkurti vakarykštę kliento duomenų bazę atskirai, neliečiant kitų.
Parengėme dokumentų rinkinį klientų auditams: kur fiziškai saugomi duomenys, kaip šifruojamas ryšys, kas turi prieigą, kaip dažnai daromos kopijos, kaip tikrinamas atkūrimas. Dokumentai atnaujinami kas ketvirtį.
Rezultatas
Per pirmus metus po perkėlimo biuras neprarado nė vieno duomens. Tai matuojama paprastai: kiekvienas atkūrimo prašymas registruojamas, ir visi septyni prašymai per metus (buhalterių klaidos uždarant laikotarpius) buvo įvykdyti iš vakarykščių kopijų per mažiau nei valandą.
Visi prisijungimai prie Rivile – 100 % per VPN su dviejų veiksnių autentifikacija. Serverio žurnaluose nebėra naktinių bandymų prisijungti iš užsienio, nes nėra ko bandyti: prievadas internete neegzistuoja.
Duomenų atkūrimo tikslumas – viena diena: bet kurio kliento apskaita gali būti grąžinta į vakarykštę būseną, o esant reikalui – į bet kurią iš 30 pastarųjų dienų. Klientų auditoriams biuras dabar pateikia dokumentų rinkinį, ir tas pats didysis klientas, nuo kurio viskas prasidėjo, pratęsė sutartį.
Anksčiau auditoriaus klausimas apie kopijas buvo nemalonus. Dabar atsiunčiame dokumentą ir baigta.
Ką patartume panašioje situacijoje
- Apskaitos biurui kopijų istorija svarbiau nei kopijos dažnis. Viena naujausia kopija neišgelbės nuo klaidos, kurią pastebėjote po trijų dienų.
- Bendros paskyros apskaitos sistemoje – rizika ne tik saugumui, bet ir atsakomybei: neįmanoma pasakyti, kas padarė įrašą. Asmeninės paskyros – pirmas žingsnis.
- Nuotolinis darbalaukis, atidarytas tiesiai į internetą, yra dažniausia išpirkos reikalaujančių programų įėjimo vieta mažose įmonėse. VPN su 2FA – minimalus standartas.
- Perkėlimą planuokite pagal apskaitos kalendorių, ne pagal IT patogumą: savaitgalis po deklaravimo yra geriausias laikas.
