Situacija
Teisės kontora Vilniuje, 30 darbuotojų: partneriai, teisininkai, padėjėjai ir administracija. Visa veikla Microsoft 365 aplinkoje: Outlook, Teams, SharePoint ir OneDrive. Per penkerius metus SharePoint aplinkoje susikaupė keliasdešimt svetainių, sukurtų kas kaip išmanė – vienos pagal klientus, kitos pagal teisininkus, trečios tiesiog „Nauja svetainė (3)“. Prieigos buvo dalinamos nuorodomis „visiems organizacijoje“, nes taip paprasčiau.
Vadovaujantis partneris norėjo įsidiegti Microsoft 365 Copilot – teisininkai jau naudojo viešus AI įrankius sutarčių santraukoms, o tai kėlė konfidencialumo klausimų. Prieš pilotą kontoros IT atsakingas atliko paprastą bandymą: paieškoje įvedė vieno kliento pavadinimą ir pamatė bylos dokumentus, su kuriais jis neturėjo nieko bendra. Copilot tokią prieigą tik paspartintų: jis atsako remdamasis viskuo, ką vartotojas gali matyti.
Antras klausimas buvo kopijos. Kontora manė, kad Microsoft saugo viską, kol vienas teisininkas netyčia ištrynė kliento aplanką, o po 90 dienų paaiškėjo, kad šiukšlinėje jo nebėra.
Ko reikėjo
- Aiškios prieigų struktūros: bylos dokumentus mato tik ta komanda, kuri su ja dirba.
- Jautrumo žymų, kad konfidencialūs dokumentai būtų pažymėti ir apsaugoti automatiškai.
- Nepriklausomų Microsoft 365 kopijų su galimybe atkurti laišką ar dokumentą ir po metų.
- Copilot piloto, kuris nerizikuotų kliento duomenimis ir parodytų realią naudą.
- Minimalaus trikdžio teisininkams: nė dienos be prieigos prie bylų.
Ką padarėme
1–2 savaitė: prieigų inventorizacija
Surinkome visų SharePoint svetainių, Teams komandų ir bendrinimo nuorodų ataskaitą. Rezultatas: 46 svetainės, iš jų 19 su prieiga visai organizacijai, 230 aktyvių nuorodų „bet kam su nuoroda“. Kartu su partneriais sutarėme naują struktūrą: viena svetainė praktikos grupei, viename Teams kanale – viena byla, prieiga per grupes, ne per asmenis.
3–4 savaitė: Microsoft 365 saugumo tvarkymas
Tai Microsoft 365 saugumo darbas: išjungėme anoniminį bendrinimą, perkėlėme bylas į naują struktūrą pagal sutartą schemą (senos nuorodos išliko veikiančios dėl peradresavimų), nustatėme jautrumo žymas „Vidinis“, „Konfidencialu“ ir „Kliento byla“. Pastaroji automatiškai užšifruoja dokumentą ir neleidžia jo persiųsti už kontoros ribų. Įjungėme sąlyginę prieigą su daugiapakope autentifikacija visiems ir užblokavome asmeninių paskyrų prisijungimą iš kontoros įrenginių.
5 savaitė: Veeam kopijos
Įjungėme Microsoft 365 rezervines kopijas su Veeam: Exchange, SharePoint, OneDrive ir Teams kopijuojami kelis kartus per dieną į MDP CLOUD duomenų centrą Lietuvoje, saugomi septynerius metus pagal kontoros reikalavimą. Pirmą atkūrimą atlikome tą pačią savaitę – teisininko prašymu grąžinome prieš mėnesį ištrintą laiškų grandinę.
6–7 savaitė: Copilot pilotas
Dešimčiai teisininkų įjungėme Microsoft 365 Copilot. Prieš tai patikrinome, ką kiekvienas mato: paieška kliento pavadinimu dabar rodo tik savo komandos bylas. Pilotas truko dvi savaites: sutarčių santraukos, susitikimų protokolai iš Teams, pirmieji atsakymų į užklausas juodraščiai. Kartu parengėme trumpą naudojimo tvarką: ką galima, ko negalima, kaip tikrinti rezultatus.
Piloto metu kiekvienas dalyvis pildė paprastą žurnalą: kokiai užduočiai naudojo Copilot, kiek laiko užtruko anksčiau ir kiek dabar, ar rezultatą reikėjo taisyti. Taip pat tikrinome, ar Copilot atsakymuose nepasirodo dokumentų iš kitų komandų bylų – per dvi savaites tokių atvejų nebuvo. Sudėtingiausia buvo ne technika, o įpročiai: dalis teisininkų iš pradžių vis tiek bandė naudoti viešus įrankius, nes jie buvo pažįstami. Padėjo trumpi praktiniai užsiėmimai su konkrečiais pavyzdžiais iš kontoros kasdienybės.
Rezultatas
Konfidencialių bylų, matomų visai kontorai, neliko – nulis, ir tai tikrinama kas mėnesį automatine ataskaita. Ištrinto laiško ar dokumento atkūrimas iš Veeam kopijos užtrunka apie 15 minučių, nepriklausomai nuo to, kada jis ištrintas. Piloto dalyviai patys įvertino sutaupytą laiką: vidutiniškai apie 3 valandas per savaitę vienam teisininkui, daugiausia rengiant santraukas ir protokolus.
Copilot po piloto išplėstas visiems teisininkams. Viešų AI įrankių naudojimas su kliento duomenimis uždraustas vidaus tvarka, o techniškai – DLP taisyklėmis. Kontoros Microsoft 365 aplinką toliau prižiūrime mes: naujų svetainių kūrimas vyksta pagal sutartą šabloną, o prieigų ataskaita kas mėnesį keliauja vadovaujančiam partneriui.
„Didžiausia nauda ne Copilot, o tai, kad pagaliau žinome, kas ką mato.“
Ką patartume panašioje situacijoje
- Prieš Copilot sutvarkykite prieigas. Copilot nepakeičia teisių – jis tik parodo, kokios jos iš tikrųjų.
- Jautrumo žymos veikia tik tada, kai jų nedaug ir jos aiškios. Trys žymos, kurias visi supranta, geriau nei dešimt.
- Microsoft 365 nėra kopija. Ištrinti duomenys dingsta po nustatyto termino; nepriklausoma kopija – vienintelis būdas grąžinti juos po metų.
- Pilotą pradėkite nuo kelių darbuotojų, kurie patys matuos naudą. Tai geriausias argumentas valdybai.
